如何用巧妙的運用ID卡讓企業(yè)管理輕松
發(fā)表時間：2018-04-26 10:46:51
單張的文印成本雖然很低，在現(xiàn)在的消費水平下甚至低到讓人輕易忽視，但是由于大型企業(yè)巨大的文印量，文印成本積少成多，總量也十分巨大，而在不菲的文印成本背后，往往隱藏著大量的文印資源浪費。在一些企業(yè)中，過度使用彩印、打印出的文件長時間沒有人領取、文件錯拿漏拿、重復打印等問題層出不窮，而出現(xiàn)這些問題的原因之一，正是由于缺乏一個可靠的文印認證系統(tǒng)。
復合機刷卡打印功能的應用正好能夠解決這個問題。刷卡打印本身實現(xiàn)起來非常簡單，復合機設備在安裝了讀卡器之后通過識別員工的
ID卡確認打印者的文印權限。員工在電腦端發(fā)送打印命令之后，復合機并不會馬上開始打印，而是將文件預存，等待刷卡確認之后開始進行打印。這樣的設置，如果出現(xiàn)誤打則可以在刷卡前進行取消，同時員工現(xiàn)場取走文件，避免了文檔的錯拿與漏拿。
刷卡打印對于企業(yè)文印的管理有著巨大的輔助作用，管理員也可以通過復合機設備對于文印行為的記錄了解不同崗位之間具體的文印需求，從而進一步了解并控制企業(yè)的文印成本支出。有研究表明，實施系統(tǒng)文印管理的企業(yè)整體文印成本能夠下降30%之多，刷卡認證功能在其中就起著巨大而關鍵的作用。
在目前“大眾創(chuàng)業(yè)，萬眾創(chuàng)新”的號召下，中小型創(chuàng)業(yè)團隊的數(shù)量越來越多，這類創(chuàng)業(yè)團隊往往選擇眾創(chuàng)空間作為他們棲身的港灣。在這樣的背景下，眾創(chuàng)空間在近年來也得到了長足的發(fā)展，規(guī)模和數(shù)量都明顯增加。
隨著眾創(chuàng)空間的不斷發(fā)展，一些問題也開始困擾眾創(chuàng)空間的管理者們。由于眾創(chuàng)空間的特殊性質，人員構成相對復雜，相較于傳統(tǒng)寫字樓流動性也相當?shù)拇螅@就給整個眾創(chuàng)空間的辦公資源管理造成了較大的困難。
借助ID卡認證系統(tǒng)，將所有在眾創(chuàng)空間辦公的人員收錄在后臺程序中，在眾創(chuàng)空間內使用復合機、投影機、租用會議室等都可以通過刷卡進行預約，避免了無關人員占用辦公資源的情況發(fā)生。同時，眾創(chuàng)空間管理者還可以及時得到辦公資源使用情況的具體反饋，及時合理調整辦公資源的分布。
其實，打卡和人性化管理并不矛盾?，F(xiàn)在人們工作壓力越來越大，不少企業(yè)為了讓員工能夠以更好的狀態(tài)工作，而開設了像是企業(yè)健身房，咖啡甜點屋，零食角這樣給員工提供福利的場所，而刷卡認證在對于這些場所的管理上，毫無疑問將起到重要的作用。
一個管理完善的企業(yè)，可以借助刷卡認證系統(tǒng)將這類場所的使用情況記錄下來，在避免資源浪費的同時，更好的對于這類服務進行優(yōu)化，提升員工們的辦公幸福度。
最老生常談的問題，還是信息安全
現(xiàn)在，大部分企業(yè)開始重視信息安全問題，在整個辦公網(wǎng)絡系統(tǒng)中斥以巨資打造極其嚴密的信息安全保障系統(tǒng)，而復合機作為辦公網(wǎng)絡的重要組成部分以及企業(yè)的文檔處理中樞，自然也回受到嚴密的保護，設置層層防火墻保證其不受到黑客的攻擊是大多數(shù)企業(yè)的通行做法。
而人們往往會忽視來自身邊的，最為原始的威脅。曾有研究表示，目前網(wǎng)絡攻擊者通過突破復合機設備來竊取資料的額情況已經(jīng)在減少;而令人意外的是，企業(yè)信息泄露和文件遭遇竊取/丟失在很大程度上來自于在文印輸出端的誤拿和剽竊。這個結果可以說是意料之外，情理之中。而刷卡認證這類看似原始的方式卻能夠直接杜絕這類來自身邊的威脅，何樂為不為呢?
